Secretária: dicas para agir no trabalho e em casa

Autor do livro “Você, dona do seu tempo”, e especialista em produtividade, Christian Barbosa separa algumas dicas para que as secretárias possam adotar no cotidiano a fim de conseguirem ter mais tempo para o trabalho, para a família e, principalmente, para si própria. 

Segundo o especialista, o papel da secretária mudou demais nos últimos anos, hoje a secretária é um papel importante na gestão da empresa e no apoio ao executivo. Por isso se transformou em peça fundamental na produtividade dos líderes e dos liderados. “Em geral as secretárias possuem um nível excelente de organização, planejamento, conhecimento da cultura corporativa e das pessoas-chaves na organização. Esse conhecimento é essencial ao executivo, que deve confiar à sua secretária algumas missões que ele conduz.”

Se você é uma secretária executiva pense nas formas para fazer com que seu líder e os liderados consigam maior produtividade. Seguem algumas ideias: criar um padrão de comunicação de e-mails entre o grupo; definir uma política para condução de reuniões e atuar como condutora de reunião; aplicar os conceitos de organização para equipes, redes e pastas de e-mails, compartilhando as boas práticas com todos; criar pequenos cursos de utilização eficaz de ferramentas como o Microsoft Word, Excel e Outlook; ajudar no planejamento e acompanhamento de projetos junto com seu gestor através de ferramentas on-line ou de colaboração interna.

Já para você, que é secretária e também tem um trabalho e tanto fora do expediente, em casa, aqui vão sugestões-chaves para uma delegação eficiente de tarefas que resulte em mais tempo e qualidade de vida:

Você não pode ser a única responsável por todos os afazeres domésticos. É hora de delegar também algumas atividades para os filhos, o marido, os parentes e outras pessoas que moram com você. Tarefas simples e rotineiras, como lavar a louça, varrer, arrumar a casa, organizar os brinquedos e limpar o banheiro podem ser delegadas a qualquer pessoa que tenha boa coordenação motora. 

Aproveite um de seus encontros familiares para abordar essa questão: peça ajuda de seus familiares. A atitude que surte mais efeito é perguntar o que cada um poderia fazer dentre as atividades rotineiras que devem ser delegadas; depois que todos escolherem, para evitar desânimo durante o processo, organize um rodízio de atividades para que cada um descubra as coisas que mais aprecia fazer; se você tiver filhos, eles devem responsabilizar-se pela arrumação e organização de seu quarto e de seus brinquedos. Isso vai, desde cedo, ensinar a eles o valor da disciplina. Podem também ajudar em outras tarefas, como arrumar as camas e varrer pequenos cômodos. Transforme essas atividades em brincadeira divertida, e não em castigo premeditado; faça a distribuição das tarefas usando o quadro mensal de programação familiar. Anote a atividade a ser feita, o nome do responsável e a data.

“Lembre-se que a melhor forma de fazer isso não é aos gritos e sim como se fosse uma equipe profissional que precisa de um esforço conjunto para atingir seus objetivos. Nesse caso, a meta é obter mais tempo para você viver”, finaliza Barbosa. (Calu Fernandes—calu1@grupoimagemcom.com.br) 

A responsável pelo setor de desenvolvimento de pessoal da Associação Comercial, Industrial e Agrícola de Nova Friburgo (Acianf), Neydsi Sarmento, que ministra vários cursos para secretárias durante o ano, destaca, na secretária, o profissionalismo. O importante é se qualificar, fazer cursos, para saber exatamente o seu papel dentro do contexto da empresa, suas atividades, além de cuidar do seu marketing pessoal.

Para Neydsi, assim como se vende um produto pela embalagem, a secretária é vista pelo seu profissionalismo, sua qualificação. Mas seu lado pessoal não deve ser deixado de lado. A parte de relações humanas dos cursos ensina a ela como lidar com a intolerância das pessoas e, ao chegar em casa, com a família.

Quando a secretária chega em casa e sabe que existem diferenças individuais, personalidades diferentes, ela deve estar preparada para lidar com cada pessoa. Depois de passar oito horas ou mais no serviço, em casa não deixa de encontrar problemas também. O marido pode ter igualmente enfrentado problemas no trabalho, se exalta, e se a mulher agir igual a ele, sem controle emocional, a casa vira um inferno.

Os cursos da Acianf dão dicas para a secretária não somente como profissional, como mulher também. “Dividir as tarefas não faz um homem ser menos homem, porque ajuda a lavar uma louça ou o banheiro. Isso faz com que a convivência melhore e, como profissional, ela vem mais satisfeita para dentro da empresa, porque ela sabe que não é um objeto, de cama e mesa, é uma mulher, uma pessoa dentro de casa”, salienta a orientadora.

Dessa forma, a mulher secretária terá outra visão da vida, vai ter mais satisfação, vai viver de bem com si própria, o que é importante. Neydsi não prepara a profissional somente pelos princípios das matérias ministradas, mas como pessoa também. “Secretária é gente, faxineira é gente, diretor é gente. E a gente tem que trabalhar como um todo”. Nos cursos, instrutora e alunas falam de seus relacionamentos, das experiências vividas como profissional, como pessoa, tudo discutido em grupo. Muitas vezes as próprias colegas se dispõem a dar as respostas, uma opinião, com ajuda da orientadora. Não é raro acontecer que uma (ou mais alunas) pense que é a única infeliz. E no curso vê que os problemas são comuns. Por isso a instrutora foca bastante não somente no quesito profissional, mas também na pessoa. 

A orientadora diz que a secretária “precisa ser a continuidade do cérebro do seu chefe”. E comenta que ninguém quer uma secretária só para atender telefone ou anotar pedidos. Hoje a secretária precisa ir muito além do seu trabalho do dia a dia. “É como se ela tivesse bola de cristal: quando o chefe olha para ela, já sabe, ele quer um ofício, ou ela diz que já respondeu aquela carta”. 

Neydsi adverte que essas situações, muitas vezes, são causadoras de ciúmes entre os casais, porque a mulher—secretária—conhece o chefe mais que o próprio marido. “Mas ela age pelo lado profissional”, adverte. E finaliza: “Afinal, a secretária convive oito horas ou mais com colegas de trabalho e praticamente só vai para casa dormir. Ela faz uma coisa ou outra, o marido vai ver um jornal, e acabam perdendo a oportunidade de conversar e se conhecer melhor”.