Um dos principais meios de comunicação desde o seu surgimento, os equívocos na utilização do e-mail sempre renderam gargalhadas, saias-justas, e, acredito eu, demissões. Talvez pelo fato de se tratar de uma ferramenta nova, durante muito tempo o âmbito pessoal e profissional tenham se confundido. Muitas vezes ele substitui as correspondências, os ofícios e alguns documentos.
O e-mail agiliza as informações e dinamiza a comunicação entre as pessoas e o trabalho. Pode ser de grande utilidade para declarar seu amor ou se portar ao diretor de empresa, mas para cada um desses casos deve-se adequar o conteúdo e o vocabulário utilizado. Equívocos sempre vão acontecer, mas falta de bom senso deve ser exterminada o mais breve possível.
Assim como o celular que hoje em dia faz tudo, até ligações, os webmails têm cada vez mais funcionalidades, como HD virtual para guardar seus documentos “na nuvem” e assim você pode acessá-lo de qualquer lugar que tenha internet, álbuns de fotos, messengers, pastas organizadoras e mais uma infinidade de coisas para “facilitar” a nossa vida. Escolha um webmail com boa capacidade de armazenamento de dados e ampla compatibilidade com ferramentas dos celulares, sites e redes sociais.
Quando criar um endereço lembre-se que ele pode servir para enviar mensagens para o seu chefe ou fotos para sua sogra, portanto tchutchucadenikit@ ou lekdevasso.centro@ podem ser um motivo de constrangimento. Pior ainda: você está fazendo um curso e o professor grita lá do outro lado da sala: “Fulano, me fala seu e-mail!”, você nunca vai se perdoar se tiver que responder em voz alta “gordinhosensual@...”. Guarde esse endereço para aquelas coisas que a gente faz, mas jura que não faz na internet.
O ideal é que o endereço identifique de alguma forma quem está enviando a mensagem “anamoura@...”, se você utilizá-lo amplamente para o trabalho pode colocar o nome ou inicias da empresa, se for um empreendedor pode aproveitar para fazer uma propaganda extra, “jose.infotudo@...”. O problema nesse caso é se você mudar de empresa; ou mudar o nome da sua empresa, ou mesmo fechá-la; vai ter um trabalhão para transferir seus contatos para outra conta e corre o risco de perder mensagens enviadas para o endereço antigo. Não esqueça quando criar um e-mail que a intenção e usá-lo por muitos anos.
Se for criar uma conta com o domínio da empresa deve-se usar o endereço para identificar seu setor ou serviço “felipe.rh@infotudo.com.br” ou “tatiana.informatica@infotudo.com.br”, mas fique sempre atento à possibilidade de mudar de cargo ou ser promovido, para não perder novamente seu endereço eletrônico.
Não devia nem precisar falar, mas as fatídicas correntes devem ser evitadas, principalmente nos e-mails profissionais e horários de trabalho. Não conheço ninguém que goste de receber esse tipo de mensagem, e acredito que quem repassa o faz por medo dos infortúnios prometidos. Tente não ser o chato da caixa de e-mail. Particularmente, além das correntes também detesto receber mensagens com animais torturados, crianças doentes ou espancadas e acidentes com corpos espalhados. Não leio, fico chocado e com ódio de quem enviou.
Quando mandar uma mensagem para muitas pessoas utilize a opção Cco, que significa com cópia oculta, para que os endereços de seus destinatários não sejam vistos pelos outros que receberem a mensagem. Quem te deu o endereço de e-mail queria que você ficasse em contato, não seus amigos. E você ainda corre o risco de se comprometer fornecendo acesso de pessoas indesejadas a seus superiores.
Já ouvi dizer que usar e-mail comercial ou a internet do trabalho para uso indevido, como pornografia, por exemplo, é motivo para demissão por justa causa. Não sei se isso é verdade, mas acho essa atitude totalmente antiética. A internet ajuda no trabalho a transferir documentos, pesquisar assuntos, baixar modelos de oficio e planilhas, leis, e mais uma infinidade de benefícios—e por que não—dar feliz aniversário a um amigo, dizer que está com saudades dos filhos, olhar uma foto do churrasco com a família; não vejo problema nenhum nisso, até alivia a carga do dia, mas para tudo repito, é necessário bom senso. Deixe o sexo, as piadas sacanas, as provocações contra o time do outro para seus momentos fora do trabalho. No mais, é desfrutar dessa revolucionária possibilidade que a era digital nos trouxe.
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